Sunday, October 28, 2007

ഇമെയില്‍ അയക്കുമ്പോള്‍ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട കാര്യങ്ങള്‍

ഇ മെയില്‍ എന്നത് ഒരു പ്രധാന ആശയ വിനിമയോപാധി ആയിക്കൊണ്ടിരിക്കുന്ന ഇക്കാലത്ത് മെയില്‍ അയക്കുമ്പോള്‍ ശ്രദ്ധിക്കേണ്ട ചില കാര്യങ്ങള്‍ ഇവിടെ കുറിക്കുന്നു.

1. എല്ലാം കാപിറ്റല്‍ ലെറ്ററില്‍ ടൈപ്പ് ചെയ്യുന്നത് ഒഴിവാക്കുക. അങ്ങനെ ചെയ്യുന്നത് അലറുകയോ നിലവിളിക്കുകയോ ചെയ്യുന്നതായാണ് കണക്കാക്കപ്പെടുക. എല്ലാം ചെറിയ അക്ഷരങ്ങള്‍ ആക്കുന്നതും അത്ര ശരിയല്ല. അമിത വിനീതത്വം എന്നൊരു കുഴപ്പം അതിനുള്ളതായി കേട്ടിട്ടുണ്ട്.

2. വിഷയം എഴുതുന്ന സ്ഥലം ശൂന്യമായി ഇടാതിരിക്കുക. കത്തിലെ വിഷയവുമായി ബന്ധപ്പെട്ട എന്തെങ്കിലും പദം നല്‍കുക. പിന്നീട് തിരയേണ്ടി വരുമ്പോള്‍ ഇത് സംഗതി എളുപ്പമാക്കും. അക്ഷരത്തെറ്റുകള്‍ ഒഴിവാക്കുവാന്‍ സ്പെല്‍‌ചെക്ക് ശീലമാക്കുക.

3. കളറുകളും ബാക്ക് ഗ്രൌണ്ടുമൊക്കെ നല്‍കി ഫോര്‍മാറ്റ് ചെയ്ത് ഭംഗി വരുത്തുന്നത് ദൈനംദിന മെയില്‍ സന്ദേശങ്ങളില്‍ ഒഴിവാക്കുക. മെയിലിന്റെ വലിപ്പം കൂടും എന്നതു മാത്രമല്ല, കിട്ടുന്നയാള്‍ ഈ സംവിധാനങ്ങളൊക്കെ disable ചെയ്തിട്ടുണ്ടെങ്കില്‍ നമ്മുടെ പണി വെറുതെ ആകും.

4. കൂടുതല്‍ പേര്‍ക്ക് മെയില്‍ അയക്കുന്നുണ്ടെങ്കില്‍ To ഫീല്‍ഡില്‍ ഒരഡ്രസ് (നിങ്ങളുടേത് തന്നെ ആയാല്‍ അത്രയും നല്ലത്) ബാക്കി എല്ലാം bcc ഫീല്‍ഡില്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തുക. ഇങ്ങനെ ചെയ്യുമ്പോള്‍ ആര്‍ക്കൊക്കെ അയച്ചു എന്നത് മറ്റുള്ളവര്‍ അറിയുകയില്ല. അവരുടെ ഇമെയില്‍ വിലാസങ്ങള്‍ സ്പാമര്‍മാരുടെ കൈകളില്‍ എത്തുന്നതിനുള്ള സാധ്യത ഇല്ലാതാകുകയും ചെയ്യും. മറ്റുള്ളവര്‍ക്കും അയച്ചിട്ടുണ്ട് എന്ന് അറിയിക്കേണ്ട അവസരങ്ങളില്‍ മാത്രം To ഫീല്‍ഡിലോ cc ഫീല്‍ഡിലോ അഡ്രസ്സുകള്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തുക.

5. ചെയിന്‍ ലെറ്ററുകള്‍, അനാവശ്യ ഫോര്‍വേഡുകള്‍ മുതലായവ ഒഴിവാക്കുക. മറ്റുള്ളവരുടെ ഇന്‍‌ബോക്സ് നിറക്കുക വഴി ‍ അവര്‍ക്ക് മറ്റു പ്രധാന മെയിലുകള് ലഭിക്കാതിരിക്കാന്‍ നിങ്ങളുടെ മെയിലുകള്‍ ഇടവരുത്തിയേക്കാം എന്നതാണ് കാരണം. ഒരു പക്ഷെ, അവര്‍ നിങ്ങളയക്കുന്ന മെയില്‍ ഒരു പത്തു തവണയെങ്കിലും കണ്ടതായിരിക്കും.

6. സൈറ്റുകളില്‍ നിന്നോ സ്ഥാപനങ്ങളില്‍ നിന്നോ വിവരങ്ങള്‍ ആരാഞ്ഞുകൊണ്ട് മെയില്‍ അയക്കുന്നതിനു മുന്‍പായി അവരുടെ സൈറ്റിലെ Frequently Asked Questions/Help വിഭാഗങ്ങള്‍ പരിശോധിക്കുക. നിങ്ങള്‍ക്കാവശ്യമുള്ള വിവരങ്ങള്‍ അവിടെ കണ്ടേക്കും.

7. എല്ലാ മെയിലിലും Return Receipt Request (മെയില്‍ എപ്പോള്‍ തുറന്നു എന്നറിയാനുള്ള സംവിധാനം) ഉള്‍പ്പെടുത്തുന്ന ശീലം ഉണ്ടെങ്കില്‍ ഒഴിവാക്കുക. പ്രൈവസിയെ ബാധിക്കുന്ന ഒന്നായി മെയില്‍ ലഭിക്കുന്നയാള്‍ ഇതിനെ കണ്ടേക്കാം. മാത്രമല്ല നിങ്ങള്‍ ഉള്‍പ്പെടുത്തി എന്നതു കൊണ്ടു മാത്രം എപ്പോള്‍ വായിച്ചു എന്ന വിവരം നിങ്ങള്‍ക്ക് ലഭിക്കണം എന്നില്ല. അത്തരമൊരു വിവരം നല്‍കുന്നത് ഒഴിവാക്കാനുള്ള സംവിധാനം ഔട്ട്‌ലുക്കിലൊക്കെ ഉണ്ട്. ആവശ്യത്തിനു മാത്രം ഇത് ഉപയോഗിക്കുക.

8. മെയിലുകള്‍ക്ക് അധികം വൈകാതെ മറുപടി അയക്കുന്നത് ശീലമാക്കുക. മെയിലും ഒരു സംഭാഷണം തന്നെയാണെന്നും നിങ്ങളുടെ തുടര്‍ച്ചയായ നിശബ്ദത സംഭാഷണം മുറിയാനും അതു വഴി ഒരു പക്ഷെ സൌഹൃദം തന്നെ ഇല്ലാതാകുന്നതിനോ ഇടയാക്കിയേക്കാം.

9. മെയിലുകള്‍ ഫോര്‍വേഡ് ചെയ്യുമ്പോള്‍ നിങ്ങള്‍ക്ക് ആരില്‍ നിന്നു കിട്ടി എന്ന വിവരങ്ങളൊക്കെ ഡിലിറ്റ് ചെയ്യുക. >,< തുടങ്ങിയ ചിഹ്നങ്ങളൊക്കെ ഒഴിവാക്കി മെയിലിനെ കുട്ടപ്പനാക്കുക.

10. വ്യക്തിപരമായ കത്തുകള്‍ അനുവാദമില്ലാതെ മറ്റാര്‍ക്കെങ്കിലും അയക്കുന്നതും എവിടെയെങ്കിലും പോസ്റ്റ് ചെയ്യുന്നതും തീര്‍ത്തും ഒഴിവാക്കുക.

11. വലിയ ഫയലുകള്‍ അറ്റാച്‌മെന്റ് ആയി അയക്കുന്നതിനു മുന്‍പ് zip ചെയ്തതിനു ശേഷം മാത്രം അയക്കുക.

12. മെയില്‍ എത്രയും സംക്ഷിപ്തമാക്കാമോ അത്രയും ആക്കുക. സമയം വിലയേറിയതല്ലേ...അയക്കുന്നത് സ്വന്തം പേരില്‍ത്തന്നെ ആക്കുക. “സുഹൃത്ത്‘, “കൂട്ടുകാരന്‍“ എന്നിവയൊക്കെ ഇമെയില്‍ അക്കൌണ്ടില്‍ നിങ്ങളുടെ പേരിന്റെ സ്ഥാനത്ത് കൊടുക്കുന്നത് ഒഴിവാക്കുക.

(ഒരു ഇ മെയില്‍ സന്ദേശത്തില്‍ നിന്നും തയ്യാറാക്കിയത്)

ബ്ലോഗിങ്ങുമായി ബന്ധമുള്ള ഒരു പോസ്റ്റ് - ബ്ലോഗിങ്ങിനൊരു പെരുമാറ്റച്ചട്ടം

17 comments:

മൂര്‍ത്തി said...

ഇമെയില്‍ അയക്കുമ്പോള്‍ പാലിക്കേണ്ട ചില സാമാന്യ മര്യാദകള്‍ ഇവിടെ ചേര്‍ക്കുന്നു..ചേര്‍ക്കാന്‍ ഇനിയും ഉണ്ടാകും..എല്ലാവരും കൂടി ഒന്ന് ഒത്തു പിടിച്ചാല്‍...

മൂര്‍ത്തി said...

സ്പാമര്‍മാരെ ഒഴിവാക്കാന്‍ വേര്‍ഡ് വെരി ഇടുന്നു..അനോണി ഓപ്ഷനും കുറച്ച് കാലത്തേക്ക് ഒഴിവാക്കുന്നു...
qw_er_ty

ശ്രീ said...

ലേഖനം നന്നായി
:)

അങ്കിള്‍. said...

പോസ്റ്റിലെ രണ്ട്‌ കാര്യങ്ങള്‍ എനിക്ക്‌ പുതിയ അറിവ്‌ തന്നു. നന്ദി.

കുഞ്ഞന്‍ said...

വിജ്ഞാനപ്രദം.. നന്നായി ഇതു പോസ്റ്റിന്

കുതിരവട്ടന്‍ :: kuthiravattan said...

കൊള്ളാം, spell check ഉം കൂടി ആവായിരുന്നു.

ആഷ | Asha said...

ഇത് വളരെ നന്നായി മൂര്‍ത്തി

എന്റെ ഉപാസന said...

:)
ഉപാസന

സഹയാത്രികന്‍ said...

നന്നായി മാഷേ ഇത്... :)

SAJAN | സാജന്‍ said...

മൂര്‍ത്തിച്ചേട്ടാ, പ്രസക്തിയുണ്ട് ഈ പോസ്റ്റിന്:)

പ്രയാസി said...

വളരെ ഇസ്ടമായീ..:)

ഇന്‍ഡ്യാഹെറിറ്റേജ്‌ said...

മൂര്‍ത്തിജീ,
ആ bcc യെ കുറിച്ചുള്ള അറിവിന്‌ ഒരു പ്രത്യേക നന്ദി.അതുപയോഗിക്കേണ്ട ഒരു സന്ദര്‍ഭം എനിക്കിങ്ങനെ വന്നു നില്‍ക്കുകയായിരുന്നു

Manu said...

നല്ല കുറിപ്പ്

അനൂപ്‌ തിരുവല്ല said...

പലതും നേരത്തെയറിയാമായിരുന്നെങ്കിലും ഒന്ന് റിവിഷന്‍ ചെയ്യാന്‍ സഹായിച്ചു. നന്ദി.

Ralminov റാല്‍മിനോവ് said...

ചില കാര്യങ്ങള്‍ കൂടി.
1. വളരെ ചെറിയ ഇ-മെയില്‍ ആണെങ്കില്‍ കണ്ടന്റ് സബ്ജക്റ്റില്‍ തന്നെ കൊടുക്കാം. ഇതിനു് ബോഡിയില്ല എന്നും കൊടുക്കണം. ഹെഡര്‍ മാത്രം ആദ്യം ഡവുണ്‍ലോഡ് ചെയ്യുന്നവര്‍ക്കു് അതു് ഉപകാരപ്പെടും.
2.കമ്പനി അഡ്രസുകളില്‍ നിന്നും പരമാവധി പെര്‍സണല്‍ മെയില്‍ അയക്കുന്നതു് ഒഴിവാക്കുക.
3.വലിയ അറ്റാച്ചുമെന്റുകളയക്കുന്നതിനു് പകരം ഷെയേര്‍ഡ് പേജൂകളില്‍ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്തു് ലിങ്ക് അയക്കുക. ധാരാളം ബാന്‍ഡു്വിഡ്ത് ഇവ്വിധം ലാഭിക്കാം.

മൂര്‍ത്തി said...

ശ്രീ,അങ്കില്‍,കുഞ്ഞന്‍, കുതിരവട്ടന്‍, ആഷ, എന്റെ ഉപാസന,സഹയാത്രികന്‍, സാജന്‍, പ്രയാസി,ഇന്ത്യ ഹെറിട്ടേജ്, മനു, അനൂപ്, എല്ലാവര്‍ക്കും നന്ദി..റാല്‍‌മിനോവിന്റെ നിര്‍ദ്ദേശങ്ങള്‍ക്കും...വായിച്ച എല്ലാവര്‍ക്കും നന്ദി..

G.manu said...

useful tips.....moorthi